Étude de cas
Dans le cadre de sa transformation numérique des achats, Bell a déployé le module de dépenses Ivalua pour l'ensemble de ses employés.
Bell, l’une des principales entreprises de télécommunications au Canada, a fait appel à l’expertise d’OJC Conseil pour repenser son système de gestion des dépenses à grande échelle avec l’implémentation de la solution Ivalua.
Pour permettre une validation et un remboursement rapide et efficace des dépenses, l’envoi des reçus au système a été rendu très simple, grâce à une intégration avec les 1750 scanners placés dans les 250 sites de l’entreprise et qui peuvent être utilisés à tout moment par n’importe quel employé. Les dépenses sont validées et allouées selon des règles de gestion complexes et configurables, et sont remboursées directement aux employés (pour les dépenses personnelles) ou aux institutions financières (pour les PCards). L’ensemble du processus repose sur des interfaces hautement sécurisées avec les institutions financières, les ERPs et les systèmes comptables.
Fondée en 1880, BELL, dont le siège social est situé à Montréal (Québec), est une entreprise majeure de télécommunications au Canada depuis 140 ans. Dans le cadre de l’intégration d’Ivalua, OJC a mis en place une refonte globale du système de gestion des dépenses, avec des défis théoriques et techniques (comme la prise en compte de l’utilisation très répandue des cartes de crédit corporate dans l’entreprise).
Gérer à la fois les dépenses extérieures et les frais Pcard de Visa et Mastercard.
Prendre en charge un nombre important d’utilisateurs simultanés et de nombreux types de frais.
Permettre l’adoption immédiate par les utilisateurs, avec une interface simple et efficace.
Gérer de grands volumes de données sensibles (numéros de cartes de crédit, numéros de comptes bancaires, etc).
Intégration transparente avec les ERPs existants.
Règles de worflow d’approbation configurables.
Mise en ligne en 3 vagues, aucun problème critique, courte période de normalisation et 100% de satisfaction utilisateurs.
100% des dépenses sont gérées par la plateforme.
Aucune administration de maintenance requise (système autonome).
Meilleure gestion des taxes sur les produits de base, apportant une meilleure conformité et des économies importantes.
Implication du client à toutes les étapes du projet, de la conception aux tests en passant par la gestion du changement.
Une méthodologie forte basée sur un cycle itératif d’analyse des besoins, de prototypage et de conception.
Expertise technique élevée permettant de tirer pleinement parti de la flexibilité et des capacités de la plateforme Ivalua